principes

De zeven principes

1. Houd een gezamenlijke toekomstvisie voor ogen

Een organisatie(onderdeel) verwerft bestaansrecht door de functie die het voor zijn omgeving vervult. Wanneer er geen beeld van een gemeenschappelijke toekomst tot stand komt, zal de groep hierdoor desintegreren.
Yessence zorgt dat het doel waarvoor een aantal mensen bij elkaar komen in een zo vroeg mogelijk stadium duidelijk wordt. Als er een gemeenschappelijk thema is, schept dat een band. Als de reden waarom een organisatie bestaat voor alle betrokkenen duidelijk is, kan ook beter worden bepaald hoe het wordt samengesteld: wie wel of niet aan de missie kan en wil bijdragen.
Yessence vindt het belangrijk dat alle medewerkers zo veel mogelijk dezelfde voorstelling hebben van waar zij naar op weg zijn. Iedereen heeft deze informatie nodig om gericht aan het beoogde eindresultaat te kunnen bijdragen. De klant is de objectieve buitenstaander die kiest wat hem het beste past en bij wie gedetailleerdere informatie over de te bereiken resultaten kan worden ingewonnen. Yessence werkt aan een gezamenlijke beeldvorming van het gewenste resultaat, zodat duidelijk wordt waarvoor men samenwerkt. Een missie die zowel nuttig als inspirerend is, motiveert om er aan mee te helpen. Voor een organisatie wordt de meest optimale ontwikkelkans gecreëerd wanneer de missie van de organisatie en de passie van de medewerkers elkaar versterken. We zien dit selectiecriterium tegenwoordig steeds belangrijker worden.

Een natuurlijke systeem vormt een zinvol onderdeel van een keten. Het heeft daarin een eigen betekenis of functie die het bestaansrecht verleent. Daarbij geldt de ‘survival of de fittest’: wat het best in een behoefte voorziet, overleeft.

2. Bouw vertrouwen op

Na een goed doorlopen eerste fase is een organisatie(onderdeel) opgebouwd uit mensen die eenzelfde ideaal voor ogen hebben. Hierdoor raken zij betrokken bij elkaar en ontstaat bereidheid zich voor het gemeenschappelijke belang in te zetten. Maar men wil er ook op kunnen rekenen dat iedereen dat doet. In organisatieverband is men tevens van elkaar afhankelijk om de missie te kunnen realiseren. Dat maakt mensen kwetsbaar. Daar moet zorgvuldig mee worden omgegaan. Vertrouwen moet groeien, dat is de tweede voorwaarde voor organisatieontwikkeling. Daarvoor is zowel ‘zakelijkheid’ als ‘menselijkheid’ nodig. Hart voor de missie en begripvol voor de mensen die deze gaan verwezenlijken. De combinatie van beide zorgt er voor dat het vertrouwen van medewerkers en externe belanghebbenden wordt gevoed.
Een win-win benadering is essentieel. Dat verschillende inzichten en gezichtspunten worden gecombineerd tot creatieve oplossingen levert juist de meerwaarde op. In organisatieverband kunnen mensen alleen maar samen winnen, daarop zal steeds de nadruk moeten liggen. Een organisatie(onderdeel) kan een ethische code opstellen om daarin te benoemen hoe men met elkaar om wil gaan. Als het vertrouwen in elkaar en in de missie groeit blijkt dat de inzet te bevorderen.

Een natuurlijk systeem bestaat uit samenstellende subsystemen, die onderling van elkaar afhankelijk zijn maar zich wel autonoom ontwikkelen.

3. Ruil middelen evenwichtig uit

In een organisatie(onderdeel) worden zowel stoffelijke als onstoffelijke middelen uitgewisseld zoals informatie, advies, hulp, grondstoffen en gereedschappen. Dat hangt af van welk doel men nastreeft. Blokkades in het proces kunnen zowel door een tekort aan middelen ontstaan als door een overschot. Dit laatste wordt vaak minder snel herkend. Worden belemmeringen niet in kaart gebracht, dan spelen ze dikwijls een grotere rol dan nodig is.
Yessence zorgt dat wordt onderzocht wat precies in de weg staat om de gewenste toekomst te realiseren. Dat is een van de belangrijkste dingen die een organisatie(onderdeel) kan leren. Bottlenecks blijken dan vaak met relatief eenvoudige middelen op te lossen en een positief sneeuwbaleffect op gang te brengen.

Een natuurlijk systeem neemt middelen uit zijn omgeving op, transformeert deze en geeft ze vervolgens weer af. Tussen input en output ontstaat een dynamisch evenwicht.

4. Laat de structuur door het proces ontstaan

Een projectstructuur kan een goede basis vormen, maar omdat de wereld om ons heen steeds sneller verandert zullen structuren moeten kunnen meegroeien. Anders kunnen ze in de weg gaan zitten in plaats van dat ze houvast geven om de gewenste toekomst te verwezenlijken. Te weinig ordening kan echter ook schadelijk zijn omdat er dan ‘onvoorspelbaarheid’ optreedt. Yessence zorgt er in een dynamische omgeving een vaste gewoonte van samen prioriteiten te stellen en de belangrijkste dingen eerst te doen. Hierdoor ontstaan nuttige interactiepatronen en goede gewoontes vormen zich al doende. Zo groeit een flexibele structuur die het proces ondersteunt.
Het beeld dat dit het beste weergeeft is dat van de rivier. Het water zoekt op weg naar zijn nog onbekende bestemming steeds weer het laagste punt en meandert zo via de weg van de minste weerstand naar zee. Zij vormt zelf haar eigen bedding.

Een natuurlijk systeem ontwikkelt een structuur, die wordt gevormd door herhaling van processen. Het is de inhoud die de vorm creëert.

5. Stimuleer samenwerking

Iedereen in een organisatie hoort er bij en ook iedereen is op zijn eigen unieke manier belangrijk. Binnen een systeem is het onmogelijk om niet met elkaar te communiceren. Door bijvoorbeeld niets te zeggen of niet aanwezig te zijn, wordt ook een boodschap afgegeven. Het non-verbale aspect speelt bij communicatie een nog belangrijkere rol dan het verbale. In organisatieverband beïnvloeden mensen elkaar dus voortdurend waardoor kettingreacties optreden. Het beeld dat bij constructieve samenwerking hoort is dat van de rozenstruik: hoe meer bloemen worden weggeschonken, des te rijker gaat zij bloeien. Hierdoor is er steeds meer mogelijk.
Maar als er nog onvoldoende vertrouwen is gegroeid, dan is men daardoor bang, dat collega’s te weinig rekening met elkaar willen houden. Vanuit de angst te kort te komen, gunt iemand een ander ook niet, dat hij wèl krijgt wat hij wil. Zo ontstaat schaarste en het verdelen van een tekort valt niet mee. Dit patroon van schaarstedenken heeft ook de neiging zich te versterken omdat men elkaar meetrekt. Het beeld dat hierbij hoort is dat van een taart: Als iemand daar van neemt, is er voor anderen daardoor minder.
Als visie, vertrouwen, middelen en structuur op elkaar zijn afgestemd, treedt het positieve sneeuwbaleffect op. Daarom is het bij organisatieontwikkeling zo belangrijk eerst aandacht aan deze voorafgaande principes te geven.
Voor iedereen geldt: wees pro-actief, stimuleer anderen om initiatieven te nemen en steun initiatiefnemers. Het is ook belangrijk dat men elkaar als het nodig is leert corrigeren. Afspraken over de te volgen correctieprocedure kunnen daarbij houvast geven. Als medewerkers leren steeds meer op elkaar aansluiten, kunnen hierdoor betere oplossingen worden bereikt dan één alleen had kunnen realiseren. Door die gezamenlijke inspanning ontstaat een steeds grotere effectiviteit.

Tussen de onderdelen van een natuurlijk systeem vindt over en weer communicatie, beïnvloeding en samenwerking plaats om als één geheel te kunnen functioneren. Hierdoor is het totaal meer dan de som van de delen.

6. Benut feedback

Als medewerkers alert zijn hoe hun werkzaamheden elkaar beïnvloeden, kunnen ze processen op elkaar afstemmen. Ook met de omgeving moet feedback worden uitgewisseld. Het is belangrijk om regelmatig contact te onderhouden met klanten en leveranciers om snel op veranderingen te kunnen reageren.
Maak goed gebruik van mogelijkheden om resultaten terug te koppelen. Over alle voorafgaande ontwikkelniveaus: doel, vertrouwen, middelen, structuur en samenwerking kan informatie worden uitgewisseld. Door hier optimaal gebruik van te maken, zijn teams in staat zichzelf aan te sturen en zelfstandig de gewenste resultaten te bereiken. De uitdaging is ‘beïnvloedbaar’ te zijn als het om het bijstellen van processen gaat, maar ‘volhardend’ te blijven in het nastreven van de toekomstvisie, die bestaansrecht geeft.
Feedback is pas het zesde principe, want in een eerder stadium kan dit instrument zelfs averechts werken. Als aan de eerste vijf ontwikkelvoorwaarden is voldaan, bestaat er een basis van waaruit mensen blij zijn met successen en fouten als kansen kunnen zien om het nog beter te doen. Doordat eventuele relationele storingen bespreekbaar worden gemaakt, kunnen ze juist worden verholpen. Daardoor worden relaties tussen de medewerkers hechter.

Binnen een natuurlijk systeem vindt terugkoppeling van processen plaats. Door zichzelf op tijd bij te sturen kan het reageren op veranderingen in de omgeving.

7. onderhoud het dynamisch evenwicht

Het dynamisch evenwicht vraagt onderhoud omdat de zes voorafgaande principes steeds maar weer op elkaar moeten worden afgestemd. Het vraagt mindfulness om contact te houden met de veelheid signalen die worden opgevangen en bewust te zijn hoe je daar vervolgens weer op reageert. Alles wat iemand doet of niet doet, beïnvloedt het organisatiesysteem.
Las op tijd pauzes in als brandstof voor dit creatieve proces. Er wordt dan ook feedback ingewonnen over het terugkoppelingsproces zelf. Dat is nodig om een lerende organisatie geboren te laten worden. Hierdoor ontstaat maximale synergie bij het realiseren van de gezamenlijke toekomst en blijkt het resultaat vaak de verwachtingen te overtreffen.
Een organisatie dat zich voortdurend ontwikkelt loopt uiteindelijk altijd tegen zijn eigen beperkingen aan. De oorspronkelijke missie kan gerealiseerd zijn waardoor een nieuwe toekomstvisie moet worden ontwikkeld of de organisatie houdt op te bestaan. Of omdat medewerkers volledig tot ontplooiing willen komen, worden ze mogelijk ook op enig moment door het gezamenlijke doel geremd. Als individuele behoeften aan zelfontplooiing er toe leiden dat mensen een andere richting verkiezen, zal men elkaar moeten loslaten. In een andere samenstelling en met een nieuwe toekomst begint het proces van organisatieontwikkeling dan weer van voren af aan.

Een natuurlijk systeem dat zich ontwikkelt, evolueert naar een complexer evenwichtsniveau en loopt uiteindelijk tegen zijn eigen beperkingen aan.